الملخص
تعلن Abu Dhabi Department of Energy عن وظيفة مساعد إداري ضمن إدارة خدمات المواصفات في قطاع الشؤون الإستراتيجية. تشمل المهام إعداد المراسلات والوثائق، وتنظيم الأرشفة الإلكترونية، وتنسيق الاجتماعات وتوثيق محاضرها، وترتيب الزيارات والسفر. كما تتضمن الوظيفة التنسيق مع الإدارات الداخلية والموردين واللجان والجهات الحكومية، وترجمة المستندات ومراجعتها بالعربية والإنجليزية. يُطلب دبلوم أو شهادة ثانوية في الإدارة أو المحاسبة أو السكرتارية، مع إجادة برامج MS Office ومهارات تنظيم وتواصل جيدة.
نص الإعلان
كما نُشر على doe.gov.ae. نقلناه من موقع صاحب العمل ونعرضه بنصّه الأصلي.
يعمل المساعد الإداري في إدارة خدمات المواصفات ضمن قطاع الشؤون الإستراتيجية، حيث يقدِّم الدعم الإداري واللوجستى لفريق العمل عبر إعداد المراسلات، تنظيم الاجتماعات، أرشفة الوثائق، وتنسيق السفر والزيارات، مع الحفاظ على جودة الخدمة وفق معايير المجلس.
Responsibilities
- طباعة ومراجعة جميع المراسلات والتقارير والوثائق بدقة وكفاءة، مع مراجعتها مع المدير المباشر.
- تصنيف، حفظ، وأرشفة المراسلات والملفات الصادرة والواردة وفق نظام الأرشفة الإلكتروني.
- إعداد وتوزيع المراسلات والوثائق اللازمة لضمان اطلاع الفريق على المعلومات في الوقت المناسب.
- تنظيم مواعيد الاجتماعات والفعاليات الداخلية والخارجية وتنسيق جدولها الأسبوعي.
- تسجيل محاضر الاجتماعات وجداول الأعمال، طباعتها، توزيعها وحفظها وفق الأصول.
- استقبال الضيوف والزوار وتوجيههم وتنسيق الخدمات المطلوبة بالتعاون مع الإدارات المختصة.
- تنظيم إجراءات السفر والإقامة وإصدار التأشيرات لأعضاء الفريق بالتنسيق مع الجهات المعنية.
- تنسيق طلبات القرطاسية وخدمات الطباعة والفاكس وضمان توفيرها في الوقت المحدد.
- إجراء الترجمة ومراجعة المستندات باللغتين العربية والإنجليزية.
- التواصل الفعال مع الإدارات الداخلية، اللجان، الموردين والجهات الحكومية لضمان سير العمل بسلاسة.
Qualifications
- دبلوم أو شهادة ثانوية في الإدارة، المحاسبة أو السكرتارية.
- إجادة استخدام برنامج MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
- مهارات كتابة إدارية وتحرير مستندات باللغة العربية والإنجليزية.
- قدرة على إدارة الوقت وتحديد الأولويات بفعالية.
- مهارات تنظيم الأرشفة الإلكترونية وحفظ المستندات.
- خبرة في إعداد محاضر الاجتماعات وتنسيق الجداول.
- الالتزام بأخلاقيات العمل المؤسسية ومعايير الجودة.
- مهارات اتصال فعّال والعمل ضمن فريق.
- القدرة على التعامل مع طلبات السفر والضيافة وتنسيقها.
- الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على تقليل الأخطاء في الطباعة والتوثيق.