Summary

Abu Dhabi Department of Energy is seeking an Administrative Assistant to support the Standards Services Department within its Strategic Affairs Sector. The role includes preparing correspondence and documents, managing electronic records, scheduling meetings, recording minutes, and coordinating visits and travel arrangements. The assistant will also liaise with internal teams, suppliers, committees, and government entities, and translate or review documents in Arabic and English. A diploma or secondary-school certificate in administration, accounting, or secretarial studies is requested, along with MS Office skills and strong organization and communication abilities.

The posting

As published on doe.gov.ae. Pulled from the employer's site and shown as they wrote it.

يعمل المساعد الإداري في إدارة خدمات المواصفات ضمن قطاع الشؤون الإستراتيجية، حيث يقدِّم الدعم الإداري واللوجستى لفريق العمل عبر إعداد المراسلات، تنظيم الاجتماعات، أرشفة الوثائق، وتنسيق السفر والزيارات، مع الحفاظ على جودة الخدمة وفق معايير المجلس.

Responsibilities

طباعة ومراجعة جميع المراسلات والتقارير والوثائق بدقة وكفاءة، مع مراجعتها مع المدير المباشر.
تصنيف، حفظ، وأرشفة المراسلات والملفات الصادرة والواردة وفق نظام الأرشفة الإلكتروني.
إعداد وتوزيع المراسلات والوثائق اللازمة لضمان اطلاع الفريق على المعلومات في الوقت المناسب.
تنظيم مواعيد الاجتماعات والفعاليات الداخلية والخارجية وتنسيق جدولها الأسبوعي.
تسجيل محاضر الاجتماعات وجداول الأعمال، طباعتها، توزيعها وحفظها وفق الأصول.
استقبال الضيوف والزوار وتوجيههم وتنسيق الخدمات المطلوبة بالتعاون مع الإدارات المختصة.
تنظيم إجراءات السفر والإقامة وإصدار التأشيرات لأعضاء الفريق بالتنسيق مع الجهات المعنية.
تنسيق طلبات القرطاسية وخدمات الطباعة والفاكس وضمان توفيرها في الوقت المحدد.
إجراء الترجمة ومراجعة المستندات باللغتين العربية والإنجليزية.
التواصل الفعال مع الإدارات الداخلية، اللجان، الموردين والجهات الحكومية لضمان سير العمل بسلاسة.

Qualifications

دبلوم أو شهادة ثانوية في الإدارة، المحاسبة أو السكرتارية.
إجادة استخدام برنامج MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
مهارات كتابة إدارية وتحرير مستندات باللغة العربية والإنجليزية.
قدرة على إدارة الوقت وتحديد الأولويات بفعالية.
مهارات تنظيم الأرشفة الإلكترونية وحفظ المستندات.
خبرة في إعداد محاضر الاجتماعات وتنسيق الجداول.
الالتزام بأخلاقيات العمل المؤسسية ومعايير الجودة.
مهارات اتصال فعّال والعمل ضمن فريق.
القدرة على التعامل مع طلبات السفر والضيافة وتنسيقها.
الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على تقليل الأخطاء في الطباعة والتوثيق.

Similar jobs

Design & Research Operations Associate
Abu Dhabi Islamic Bank (ADIB)Abu DhabiVerified source
Abu Dhabi Islamic Bank (ADIB) is hiring an entry-level Design & Research Operations Associate in Abu Dhabi. The role supports design and research teams by coordinating participant recruitment and research sessions, maintaining repositories and participant records, and managing tools, requests, and documentation.…
29 Oct
Office Assistant
Al GhurairAbu DhabiVerified source
Al Ghurair lists an Office Assistant role in Abu Dhabi, United Arab Emirates, on a full-time basis. Roles with this title typically provide general office support, such as handling documents and assisting with routine administrative tasks; details are in the employer's posting.
28 Oct
No closing dateThe employer's posting doesn't say when it closes. Check it at the source before you apply.
Office Assistant
Al GhurairAbu DhabiVerified source
Al Ghurair lists an Office Assistant role in Abu Dhabi, United Arab Emirates, on a full-time basis. Roles with this title typically cover general office support; further details are in the employer's posting.
27 Oct
No closing dateThe employer's posting doesn't say when it closes. Check it at the source before you apply.
Administrative Officer
Liwa UniversityAbu DhabiVerified source
Liwa University is seeking an Administrative Officer for its Abu Dhabi campus to provide administrative and clerical support. The role includes managing correspondence, records, schedules, meetings, travel arrangements, supplies, and office communications, while maintaining confidentiality and supporting office health…
25 Oct
No closing dateThe employer's posting doesn't say when it closes. Check it at the source before you apply.
Workshop Administrator
Aertssen Machinery ServicesAbu DhabiVerified source
Aertssen Machinery Services, part of the Belgium-based Aertssen Group, operates heavy lifting and earthmoving divisions across the Middle East. The Workshop Administrator coordinates maintenance and repair schedules, maintains equipment and inventory records, manages workshop documentation, and supports reporting and…
24 Oct
No closing dateThe employer's posting doesn't say when it closes. Check it at the source before you apply.
Workshop Administrator
Aertssen Machinery ServicesAbu DhabiVerified source
Aertssen Machinery Services, part of the Aertssen Group, is hiring a full-time Workshop Administrator in Qatar. The role maintains workshop and maintenance records, prepares reports, monitors spare parts inventory, and coordinates purchase requests and supplier communications. It also manages lifting equipment…
24 Oct
No closing dateThe employer's posting doesn't say when it closes. Check it at the source before you apply.

Summary

The posting

Responsibilities

Qualifications

Similar jobs

Design & Research Operations Associate

Office Assistant

Office Assistant

Administrative Officer

Workshop Administrator

Workshop Administrator