الملخص
تعلن AdEC، وهي شركة استشارات هندسية، عن وظيفة مسؤول وثائق وأرشفة للعمل في مشروع أمانة جازان. تشمل المهام تنظيم الوثائق الورقية والإلكترونية وتصنيفها وأرشفتها، وتحديث بياناتها وسجلاتها ومتابعة إصداراتها المعتمدة. كما يتولى الموظف تسهيل استرجاع المستندات، ومتابعة انتقالها بين الأقسام، والمحافظة على سريتها. يشترط مؤهل دبلوم وخبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في الأرشفة الإلكترونية والورقية.
نص الإعلان
كما نُشر على adeceng.com. نقلناه من موقع صاحب العمل ونعرضه بنصّه الأصلي.
تعلن شركة استشارات هندسية عن رغبتها في استقطاب مسؤول وثائق وارشفة
- المؤهل
دبلوم
- الشروط
خبرة في الارشفة الالكترونية و الارشفة الورقية لاتقل عن 3 سنوات
- الهدف من الوظيفة
إدارة وتنظيم وحفظ جميع الوثائق والمستندات الورقية والإلكترونية، وضمان تصنيفها وأرشفتها وتحديثها وسهولة الوصول إليها، مع المحافظة على دقة المعلومات وسريتها وفق سياسات وإجراءات العمل المعتمدة.
المهام الرئيسية
- استلام وفرز وتصنيف الوثائق والمستندات
- أرشفة المستندات ورقيًا وإلكترونيًا بطريقة منظمة
- إدخال وتحديث بيانات الوثائق في أنظمة إدارة المستندات
- تنظيم الملفات وفق التصنيف والترقيم المعتمد
- متابعة إصدارات وتحديثات الوثائق والتأكد من استخدام النسخ المعتمدة
- حفظ وأرشفة العقود والمراسلات والتقارير والمخططات والمستندات الرسمية
- تسهيل الوصول إلى الوثائق واسترجاعها عند الحاجة
- متابعة حركة الوثائق بين الأقسام والجهات ذات العلاقة
- التأكد من اكتمال المستندات وصحة بياناتها
- إعداد قوائم وسجلات الوثائق ومتابعة حالتها
- المحافظة على سرية وأمان الوثائق والمعلومات
- إجراء النسخ الاحتياطي للملفات الإلكترونية وفق الإجراءات المعتمدة
- متابعة الوثائق المنتهية أو التي تحتاج إلى تحديث أو استبدال
- إعداد التقارير المتعلقة بحركة وأرشفة الوثائق
- الالتزام بسياسات إدارة الوثائق والأرشفة وإجراءات الجودة
- مهارات
- مهارات ممتازة في تنظيم وتصنيف وأرشفة الوثائق
- إجادة استخدام Microsoft Office وخاصة Word وExcel
- معرفة بأنظمة إدارة الوثائق والمستندات DMS
- القدرة على التعامل مع الأرشفة الإلكترونية والورقية
- الدقة والانتباه للتفاصيل
- مهارات قوية في التنظيم وإدارة الملفات
- القدرة على البحث واسترجاع الوثائق بسرعة
- معرفة بإدارة إصدارات الوثائق Document Control
- المحافظة على سرية المعلومات والبيانات
- مهارات التواصل والتنسيق مع مختلف الأقسام
- إعداد السجلات والتقارير وقوائم الوثائق
- إدارة الوقت وترتيب الأولويات
- القدرة على العمل تحت الضغط
- الالتزام بإجراءات الجودة والسياسات المعتمدة