Summary

AdEC, an engineering consultancy, is recruiting a Documentation and Archiving Officer for a Jazan Municipality project. The role involves organizing, classifying, archiving and retrieving paper and electronic documents, maintaining document records and tracking approved versions. It also includes updating document management systems, coordinating document movement and protecting confidential information. Applicants need a diploma and at least three years of experience in electronic and paper archiving.

The posting

As published on adeceng.com. Pulled from the employer's site and shown as they wrote it.

تعلن شركة استشارات هندسية عن رغبتها في استقطاب مسؤول وثائق وارشفة

المؤهل

دبلوم

الشروط

خبرة في الارشفة الالكترونية و الارشفة الورقية لاتقل عن 3 سنوات

الهدف من الوظيفة

إدارة وتنظيم وحفظ جميع الوثائق والمستندات الورقية والإلكترونية، وضمان تصنيفها وأرشفتها وتحديثها وسهولة الوصول إليها، مع المحافظة على دقة المعلومات وسريتها وفق سياسات وإجراءات العمل المعتمدة.

المهام الرئيسية
استلام وفرز وتصنيف الوثائق والمستندات
أرشفة المستندات ورقيًا وإلكترونيًا بطريقة منظمة
إدخال وتحديث بيانات الوثائق في أنظمة إدارة المستندات
تنظيم الملفات وفق التصنيف والترقيم المعتمد
متابعة إصدارات وتحديثات الوثائق والتأكد من استخدام النسخ المعتمدة
حفظ وأرشفة العقود والمراسلات والتقارير والمخططات والمستندات الرسمية
تسهيل الوصول إلى الوثائق واسترجاعها عند الحاجة
متابعة حركة الوثائق بين الأقسام والجهات ذات العلاقة
التأكد من اكتمال المستندات وصحة بياناتها
إعداد قوائم وسجلات الوثائق ومتابعة حالتها
المحافظة على سرية وأمان الوثائق والمعلومات
إجراء النسخ الاحتياطي للملفات الإلكترونية وفق الإجراءات المعتمدة
متابعة الوثائق المنتهية أو التي تحتاج إلى تحديث أو استبدال
إعداد التقارير المتعلقة بحركة وأرشفة الوثائق
الالتزام بسياسات إدارة الوثائق والأرشفة وإجراءات الجودة

مهارات

مهارات ممتازة في تنظيم وتصنيف وأرشفة الوثائق
إجادة استخدام Microsoft Office وخاصة Word وExcel
معرفة بأنظمة إدارة الوثائق والمستندات DMS
القدرة على التعامل مع الأرشفة الإلكترونية والورقية
الدقة والانتباه للتفاصيل
مهارات قوية في التنظيم وإدارة الملفات
القدرة على البحث واسترجاع الوثائق بسرعة
معرفة بإدارة إصدارات الوثائق Document Control
المحافظة على سرية المعلومات والبيانات
مهارات التواصل والتنسيق مع مختلف الأقسام
إعداد السجلات والتقارير وقوائم الوثائق
إدارة الوقت وترتيب الأولويات
القدرة على العمل تحت الضغط
الالتزام بإجراءات الجودة والسياسات المعتمدة

Similar jobs

Data Entry Clerk
AdECJazanVerified source
AdEC, an engineering consultancy, is seeking a Data Entry Clerk for a project in Jazan. The role involves entering, checking, updating and organizing data and records, correcting errors, preparing reports, and maintaining the confidentiality of information. The posting lists a general secondary education qualification…
23 Oct
No closing dateThe employer's posting doesn't say when it closes. Check it at the source before you apply.
Engineering Office Coordinator
HiltonJazanVerified source
Hilton is hiring an Engineering Office Coordinator to support the daily operations of its hotel Engineering office in Jazan, Saudi Arabia. The role handles incoming and outgoing mail, supports professional communication, reports maintenance issues and hazards, and provides administrative support for department…
22 Oct
No closing dateThe employer's posting doesn't say when it closes. Check it at the source before you apply.
Front Office Receptionist
HiltonJazanVerified source
Hilton is hiring a Front Office Receptionist in Jazan, Saudi Arabia. The role includes welcoming guests, completing check-in and check-out, processing payments, and providing information about hotel services and the local area. The receptionist will promote hotel amenities, respond to guest requests, and resolve…
13 Oct
No closing dateThe employer's posting doesn't say when it closes. Check it at the source before you apply.
Personal Assistant to General Manager
HiltonJazanVerified source
Hilton is hiring a Personal Assistant to the General Manager in Jazan, Saudi Arabia. The role provides administrative support, manages telephone and email communications, responds to guest interactions, and arranges travel bookings for department managers. The assistant may also support special projects and ad hoc…
13 Oct
No closing dateThe employer's posting doesn't say when it closes. Check it at the source before you apply.
Business Administrator – Construction Site
Technip EnergiesQatarVerified source
Technip Energies is seeking a Business Administrator to support its construction site in Qatar, reporting to the Head of Construction Department. The role covers site administration, personnel records, accommodation and transport coordination, work permits, customs clearance, timesheets, travel services, and oversight…
24 Oct
Patient Administrator - Billing
King's College Hospital London – DubaiDubaiVerified source
King's College Hospital London – Dubai lists a Patient Administrator - Billing role in Dubai, United Arab Emirates. Roles with this title typically cover patient administration and billing; further details are in the employer's posting.
24 Oct

Summary

The posting

تعلن شركة استشارات هندسية عن رغبتها في استقطاب مسؤول وثائق وارشفة

المهام الرئيسية

Similar jobs

Data Entry Clerk

Engineering Office Coordinator

Front Office Receptionist

Personal Assistant to General Manager

Business Administrator – Construction Site

Patient Administrator - Billing