HR Operations Specialist

نبذة عن الوظيفة

يتولى أخصائي عمليات الموارد البشرية تنفيذ وإدارة العمليات اليومية المتعلقة بشؤون الموظفين، بما في ذلك متابعة الحضور والانصراف، والإجازات، وتحديث بيانات الموظفين، وتطبيق سياسات وإجراءات الموارد البشرية، مع ضمان الامتثال لأنظمة العمل والسياسات الداخلية، وتقديم الدعم اللازم للموظفين وإعداد التقارير الخاصة بعمليات الموارد البشرية.

المهام والمسؤوليات

• تنفيذ إجراءات وسياسات الموارد البشرية المتعلقة بالحضور والانصراف والإجازات وفق الأنظمة المعتمدة.

• متابعة دوام موظفي الفروع والتأكد من الالتزام بأوقات العمل الرسمية، وإدارة نظام الحضور والانصراف ومعالجة الاستثناءات.

• إدارة وتنفيذ إجراءات الإجازات السنوية والمرضية والطارئة وغيرها من الإجازات وفق سياسة الشركة.

• تنفيذ إجراءات الموارد البشرية المتعلقة بالترقيات، والإعارات، وإنهاء الخدمة، وتوثيق جميع الإجراءات في الأنظمة المعتمدة.

• تحديث سجلات وبيانات الموظفين بشكل مستمر، وضمان دقتها واكتمالها.

• التنسيق مع فريق خدمات الموظفين فيما يتعلق بالرواتب، والمزايا، والدورات التدريبية، وكافة البيانات ذات العلاقة.

• استقبال استفسارات وشكاوى وطلبات الموظفين، ومعالجتها باحترافية، وتصعيد الحالات التي تستدعي ذلك إلى الإدارة المختصة.

• إعداد التقارير والإحصائيات والوثائق الخاصة بعمليات الموارد البشرية، ورفع التوصيات اللازمة لتحسين الإجراءات.

• حفظ وأرشفة الوثائق والسجلات وفق السياسات والإجراءات المعتمدة.

• المساهمة في تحسين وتطوير إجراءات عمليات الموارد البشرية بما يحقق الكفاءة التشغيلية والامتثال للأنظمة.

المؤهلات

• درجة البكالوريوس في الموارد البشرية، أو إدارة الأعمال، أو أي تخصص ذي صلة.

• يفضل خبرة من سنة إلى ثلاث سنوات في مجال عمليات الموارد البشرية أو شؤون الموظفين.

• معرفة جيدة بنظام العمل السعودي ولوائحه التنفيذية.

• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Excel.

• خبرة في استخدام أنظمة الموارد البشرية (HRIS) وتعد المعرفة بمنصة جسر (Jisr) أو الأنظمة المشابهة ميزة إضافية.

• إجادة إعداد التقارير وتحليل البيانات الأساسية.

المهارات المطلوبة

• مهارات تواصل عالية والتعامل الاحترافي مع الموظفين.

• الدقة والاهتمام بالتفاصيل.

• القدرة على تنظيم وإدارة الوقت وتحديد الأولويات.

• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرار.

• المحافظة على سرية المعلومات.

• القدرة على العمل ضمن فريق وتحمل ضغط العمل.

• مهارات إعداد التقارير والمتابعة.

Job Summary

The HR Operations Specialist is responsible for executing and managing day-to-day human resources operations, including attendance management, leave administration, employee records maintenance, and the implementation of HR policies and procedures. The role ensures compliance with labor regulations and internal policies while providing professional support to employees and preparing HR operational reports.

Key Responsibilities

• Execute HR policies, procedures, and operational processes related to attendance, leave, and employee administration.
• Monitor employee attendance and working hours across branches, ensuring compliance with official working schedules and managing the attendance system.
• Administer annual, sick, emergency, and other leave types in accordance with company policies and labor regulations.
• Process HR transactions related to promotions, secondments, transfers, and employee separations while maintaining accurate documentation.
• Maintain and update employee records, ensuring data accuracy and confidentiality.
• Coordinate with the Employee Services team regarding payroll-related information, employee benefits, training records, and other HR data.
• Respond to employee inquiries, requests, concerns, and complaints professionally, escalating issues to management when necessary.
• Prepare HR operational reports, documentation, and records, and provide recommendations for process improvements.
• Maintain proper filing and documentation of HR records in accordance with company policies and procedures.
• Support continuous improvement initiatives to enhance HR operational efficiency and compliance.

;Qualifications

• Bachelor's degree in Human Resources, Business Administration, or a related field.
• 1–3 years of experience in HR Operations or Employee Affairs is preferred.
• Good knowledge of Saudi Labor Law and HR best practices.
• Proficiency in Microsoft Office applications, particularly Excel.
• Experience with Human Resources Information Systems (HRIS); experience with Jisr or similar HR systems is an advantage.
• Strong reporting and documentation skills.
• Skills & Competencies
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Strong organizational and time management skills.
• High attention to detail and accuracy.
• Problem-solving and analytical abilities.
• Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information.
• Ability to work effectively under pressure and manage multiple priorities.
• Strong teamwork and customer service orientation.