Summary
University of Al Dhaid is seeking a Legal Affairs Specialist in Sharjah, UAE. The role involves following up on university lawsuits, preparing legal correspondence and case files, researching applicable laws, and conducting investigations and interviews. Applicants need a bachelor’s degree in law or a related discipline, a UAE license to practice law, and 2–4 years of relevant UAE experience; higher education experience is preferred. Arabic and English communication skills and proficiency in MS Office are required, and priority is given to UAE nationals.
The posting
As published on uodh.ac.ae. Pulled from the employer's site and shown as they wrote it.
Key Accountabilities المسؤوليات الرئيسية
Communicate, as directed by the attorney, with the “Office of His Highness, the Ruler of Al Dhaid the State Issue Department” and “The Ministry of Justice” regarding the cases filed against the University or by the University to ensure proper legal actions are taken.
Prepare and review official letters addressed to the Office of His Highness, in preparation to take over a legal case on behalf of the University, in addition to other letters, penalties or notices addressed to academic and non-academic staff members.
Oversee University lawsuits by following up the progress of lawsuits filed against the University or by the University to ensure timely actions are taken.
Provide legal consultation in light of the Uodh bylaws regarding actions taken against academic and non-academic staff members.
Communicate with the relevant colleges/departments to gather information regarding any legal issues such as student complaints, misconduct, or harassment cases from or against academic and non-academic staff members. As well as conduct investigative interviews with the relevant parties and prepare a detailed investigation report to be presented to top management.
Ensure completion of lawsuits’ files by compiling supporting documents related to lawsuits filed against or by the University to assist the Chancellor in preparing for the case.
Assist in gathering data about lawsuits by conducting investigation interviews with faculty members and other concerned parties and presenting the minutes to the Chancellor to ensure sufficient information is available in the lawsuit file.
Manage legal documents by keeping copies and archiving them in a proper manner with confidentiality for ease of access as and when required.
Ensure sufficient information is available for lawsuits through researching laws for cases in statute books, codes, policy manuals and other sources to support the relevant case.
Ensure the security, integrity and confidentiality of any incoming or outgoing information/data.
Prepare various reports and statistics related to the Legal Advising Department when requested.
Complete any other job-related tasks as assigned by line manager within the expected time limit.
التواصل مع "مكتب صاحب السمو حاكم الذيد، دائرة شؤون الدولة" و "وزارة العدل" حسب توجيهات المحامي، بشأن القضايا المرفوعة ضد الجامعة أو من الجامعة لضمان اتخاذ الإجراءات القانونية المناسبة.
إعداد الخطابات الرسمية الموجهة لمكتب سموه ومراجعتها تمهيدًا لتولي القضية القانونية نيابة عن الجامعة، بالإضافة إلى الخطابات والعقوبات أو الإخطارات الأخرى الموجهة إلى أعضاء الهيئة الأكاديمية والإدارية.
الإشراف على دعاوى الجامعة من خلال متابعة سير الدعاوى القضائية المرفوعة ضد الجامعة أو من الجامعة لضمان اتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب.
تقديم الاستشارات القانونية بناءً على اللوائح الداخلية لجامعة الذيد فيما يتعلق بالإجراءات المتخذة ضد أعضاء الهيئة الأكاديمية والإدارية.
التواصل مع الكليات/ الإدارات ذات الصلة لجمع المعلومات المتعلقة بأي مسائل قانونية مثل شكاوى الطلبة أو حالات إساءة السلوك أو حالات التحرش من أو ضد الهيئة الأكاديمية والإدارية، وكذلك إجراء مقابلات التحقيق مع الجهات ذات العلاقة وإعداد تقرير تحقيق مفصل لعرضه على الإدارة العليا.
التأكد من استكمال ملفات الدعاوى القضائية من خلال تجميع المستندات الداعمة المتعلقة بالدعاوى المرفوعة ضد أو من الجامعة لمساعدة المستشار في التحضير للقضية.
المساعدة في جمع البيانات حول الدعاوى القضائية من خلال إجراء مقابلات التحقيق مع أعضاء الهيئة الأكاديمية والجهات المعنية الأخرى وتقديم المحضر إلى مدير الجامعة لضمان توفر المعلومات الكافية في ملف الدعوى.
إدارة المستندات القانونية بسرية عن طريق الاحتفاظ بنسخها وأرشفتها بطريقة مناسبة لتسهيل الوصول إليها عند الاقتضاء.
ضمان توفر معلومات كافية للدعاوى القضائية من خلال البحث عن القوانين للقضايا في الكتب القانونية وكتب التشريع وأدلة السياسات وغيرها من المصادر لدعم القضية ذات الصلة.
ضمان أمن وسلامة وسرية أي معلومات / بيانات واردة أو صادرة.
إعداد مختلف التقارير والإحصائيات المتعلقة بإدارة الإستشارات القانونية عند الطلب.
إنجاز أي مهام أخرى متعلقة بالوظيفة يتم تكليفها من قبل المسؤول المباشر ضمن الفترة الزمنية المتوقعة.
Job Specific Accountabilities المسؤوليات الخاصة بالوظيفة
Operational Plans
Participate in developing the department/college’s operational and business plans, and contribute in its execution, in line with the department/college’s strategy in order to support the achievement of the University’s strategic objectives.
Continuous Improvement
Provide input to enhance the processes and procedures that help implement the relevant best practices.
Follow all relevant processes, standard operating procedures, and instructions accurately to ensure that job tasks are carried out in a controlled and consistent manner.
Systems, Processes and Reports
Generate relevant reports and ensure that they are prepared timely and accurately, and meet the department’s requirements and standards.
Operate the required software/hardware accurately and effectively.
الخطط التشغيلية
المشاركة في تطوير الخطط التشغيلية للإدارة أو للكلية والمساهمة في تنفيذها بما يتوافق مع استراتيجية الإدارة/الكلية من أجل دعم وتحقيق أهداف الجامعة الاستراتيجية.
التطوير المستمر
تقديم المقترحات/ المبادرات لتعزيز العمليات والإجراءات التي تساعد في تنفيذ أفضل الممارسات المتبعة.
اتباع جميع العمليات وإجراءات العمل والتعليمات بدقة لضمان تنفيذ مهام العمل بطريقة متسقة ومنظمة.
نظم التشغيل والعمليات والتقارير
إنشاء التقارير والتأكد من إعدادها بدقة وفي الوقت المناسب وتلبية متطلبات ومعايير الإدارة.
إدارة البرامج/ الأجهزة المطلوبة بدقة وفعالية.
Key Interactions التعاملات الرئيسية
Internal
Chancellor’s Office
Academic and non-academic staff members
Colleges, departments and centers
Executive departments (e.g. HR, Finance, etc.)
External
Office of His Highness, the Ruler of Al Dhaid
Ministry of Justice
Government Organizations
Students/Student’s families
الداخلية
مكتب مدير الجامعة.
أعضاء الهيئة الأكاديمية والإدارية.
الكليات والإدارات والمراكز.
الإدارات التنفيذية (مثل، الموارد البشرية والمالية وغيرها)
الخارجية
مكتب صاحب السمو حاكم الذيد.
وزارة العدل.
المنظمات الحكومية.
الطلبة/ أولياء أمورهم.
Required Qualification & Experience المؤهلات والخبرات المطلوبة
Minimum of bachelor’s degree in Law or a relevant discipline.
A license to practice law in the UAE.
2-4 years of UAE experience in similar role preferably in higher education institutions.
Priority is to UAE Nationals.
أن يكون حاصلاً على درجة البكالوريوس كحد أدنى في مجال القانون أو في أي تخصص ذي صلة.
أن يكون حاصلاً على رخصة مزاولة مهنة المحاماة في دولة الإمارات العربية المتحدة.
أن تكون لديه خبرة عمل من سنتين إلى أربع سنوات داخل دولة الإمارات في دور مشابه ويفضل أن يكون في مؤسسات التعليم العالي.
أولوية التوظيف لمواطني الدولة.
Required Skills المهارات المطلوبة
Excellent oral and written communication skills and the ability to prepare professional documents, in both Arabic and English.
Proficiency in MS office applications.
Good understanding of law and legal system.
Understanding of legal practices in the Middle East and the UAE in particular.
Experience in preparing pleadings.
Time Management skills.
Highly organised.
Analytical skills and attention to detail.
Ability to work under pressure.
Ability to organise and prioritise multiple tasks and produce reports under strict guidelines.
High integrity and openness combined with commitment to good governance.
Ability to handle confidential information with discretion.
Flexibility and ability to function effectively as part of a team.
إجادة مهارة الكتابة والتحدث والقدرة على إعداد الوثائق الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية.
القدرة الفائقة على استخدام الحاسوب وبرامج تطبيقات Microsoft Office.
المعرفة والفهم الجيد في القانون والنظام القانوني.
فهم الممارسات القانونية في منطقة الشرق الأوسط وخاصةً دولة الإمارات العربية المتحدة.
الخبرة الجيدة في إعداد المرافعات.
القدرة على تنظيم الوقت.
مهارات ممتازة في التنظيم.
المهارات التحليلية والإهتمام بالتفاصيل.
القدرة على العمل تحت الضغط.
مهارات تنظيمية ممتازة والقدرة على العمل بشكل مستقل وتحديد الأولويات والإلتزام بالمواعيد النهائية.
التحلي بالنزاهة والشفافية والقدرة على الإدارة.
القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
المرونة والقدرة على العمل ضمن الفريق.