Summary
Asas Makeen is seeking a Document Controller in Riyadh to manage quality and project documents through Odoo and its integration with OneDrive. The role covers document review, approval, distribution, revision, archiving, version control, reporting, and audit support. Applicants should have a bachelor's degree in Business Administration or a related field and at least five years of document control experience, preferably in project or quality management environments. Arabic and English proficiency and experience with document management systems are required; Odoo and OneDrive integration experience is preferred.
The posting
As published on asasmakeen.com. Pulled from the employer's site and shown as they wrote it.
الهدف من الوظيفة:
· إدارة وتنظيم جميع الوثائق والمستندات الخاصة بإدارة الجودة والمشاريع، وضمان حفظها بشكل آمن وسهل الوصول إليها عبر نظام Odoo مع التكامل مع OneDrive، بما يحقق الامتثال لمعايير الجودة والإجراءات المعتمدة.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
· إدارة دورة حياة الوثائق (إنشاء، مراجعة، اعتماد، أرشفة) وفق سياسات الجودة.
· تحميل وحفظ الوثائق على نظام Odoo وضمان تحديثها بشكل دوري.
· إدارة التكامل مع OneDrive لضمان النسخ الاحتياطية السحابية وسهولة الوصول.
· تطبيق نظام التحكم في الوثائق لضمان استخدام النسخ المعتمدة فقط.
· التنسيق مع فرق العمل لتجميع الوثائق المطلوبة وضمان اكتمالها.
· إعداد تقارير دورية عن حالة الوثائق ومستوى الامتثال.
· ضمان سرية وأمان الوثائق وفق سياسات الشركة.
· تدريب المستخدمين على كيفية التعامل مع الوثائق عبر منصة Odoo وعمليات المزامنة مع OneDrive.
· دعم عمليات التدقيق الداخلي والخارجي من خلال توفير الوثائق المطلوبة.
المؤهلات والخبرات المطلوبة:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة الوثائق، ويفضل في بيئة مشاريع أو إدارة الجودة.
- معرفة جيدة بأنظمة إدارة الوثائق، ويفضل خبرة في Odoo والتكامل مع OneDrive.
- مهارات قوية في التنظيم والدقة.
- إجادة اللغة الإنجليزية والعربية.
- الانتباه للتفاصيل والدقة العالية.
- مهارات تواصل قوية.
- القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد.
Document Controller
Job Purpose
Manage and organize all quality management and project-related documents, ensuring they are securely maintained and easily accessible through the Odoo system with OneDrive integration. The role ensures compliance with the company's document control procedures, quality standards, and approved policies.
Key Responsibilities
- Manage the complete document lifecycle, including creation, review, approval, distribution, revision, and archiving in accordance with quality management procedures.
- Upload, organize, and maintain documents within the Odoo Document Management System, ensuring all records are current and properly classified.
- Manage the integration between Odoo and OneDrive to ensure secure cloud backup, synchronization, and accessibility of documents.
- Implement and maintain document control processes to ensure that only the latest approved versions of documents are available for use.
- Coordinate with project teams and departments to collect, verify, and maintain all required documentation.
- Prepare periodic reports on document status, compliance, and document control performance.
- Ensure the confidentiality, integrity, and security of company documents in accordance with corporate policies.
- Provide training and guidance to users on document management procedures, Odoo document workflows, and OneDrive synchronization.
- Support internal and external audits by providing accurate and complete documentation as required.
Qualifications & Experience
- Bachelor's degree in Business Administration or a related field.
- Minimum of 5 years of experience in Document Control, preferably within project-based organizations or Quality Management environments.
- Strong knowledge of Document Management Systems (DMS), with hands-on experience in Odoo and OneDrive integration preferred.
- Excellent organizational and document management skills.
- Proficiency in both Arabic and English (written and spoken).
- High attention to detail and accuracy.
- Strong communication and interpersonal skills.
- Ability to work under pressure and meet deadlines.