Employee Relations Officer

Key Accountabilities:المسؤوليات الرئيسية

1. Serve as the primary point of contact for academic and administrative staff in the relevant college/department, responding to all their inquiries or questions and providing any assistance related to human resources.

2. Manage and process all types of leave for academic and administrative staff (such as annual leave, maternity leave, unpaid leave, paid leave, accompanying leave, short and long sick leave, etc.) and ensure that return requests are submitted electronically and/or in hard copy after being verified against the attendance system.

3. Prepare the contract renewal process, including communicating with the direct supervisor to obtain renewal decisions, preparing renewal letters, attaching required documents (such as performance evaluation scores), and implementing the renewal process on the HR ERP system.

4. Follow up with employees nearing the end of their probationary period, ensuring their evaluations are completed and their contracts are confirmed by the direct supervisor.

5. Manage and process all types of employee payroll and benefits within the HR ERP system, such as promotions, annual travel allowances, performance bonuses, special allowances, annual bonuses, transportation allowances, overtime requests, etc.

6. Prepare all transfer and change requests within the HR ERP system, such as transfer decisions, changes in job title, marital status, academic degree, etc.

7. Issue salary certificates (to whom it may concern) for academic and administrative staff, ensuring their accurate preparation and timely signature. 8. Manage, maintain, and regularly update employee files (both paper and electronic).

9. Follow up on employment documents and declarations, ensuring their availability in employee files after signing.

10. Update marital status regularly/upon change, and ensure that related systems are updated (self-service procedures, allowance disbursement, allowance deletion).

11. Monitor requests submitted through the electronic human resources portal and ensure all requests are completed appropriately according to university eligibility requirements.

12. Manage the attendance and departure system, including creating new accounts, registering fingerprints for new employees, managing attendance schedules, adjusting working hours, recording school days, etc. This also includes troubleshooting technical issues with the fingerprint device and performing fingerprint scans using the designated system/software.

13. Monitor the attendance and departure records of administrative staff members monthly and report any violations, including lateness, early departure, and absence. This also includes implementing disciplinary procedures related to attendance and punctuality in accordance with university disciplinary regulations.

14. Follow up on electronic and paper clearance procedures for the termination of service of academic and administrative staff using the designated system and coordinate with the relevant colleges/departments as needed.

15. Prepare and follow up on end-of-service settlements for administrative and academic staff and communicate with the relevant parties.

16. Register employees with the Social Security Fund and follow up on the updating of related applications.

17. Submit and follow up on service inclusion requests for the Fund.

18. Submit purchase and replacement requests related to work through the procurement system.

19. Submit health insurance applications for academic and administrative staff and their families, follow up on addition and deletion requests with the service provider, and update data periodically in accordance with applicable regulations.

20. Stay informed about relevant human resources legislation at the level of the Emirate of Sharjah in particular and at the national level in general.

21. Maintain the confidentiality and security of all employee data, including personal and financial information.

22. Complete any other job-related tasks assigned or delegated by the direct supervisor within the expected timeframe. Key Responsibilities

. العمل كنقطة اتصال رئيسية للموظفين الأكاديميين والإداريين في الكلية/ الإدارة المعنية، للرد على جميع استفساراتهم أو أسئلتهم أو تقديم أي مساعدة تتعلق بالموارد البشرية.

. إدارة وإعداد جميع أنواع الإجازات للموظفين الأكاديميين والإداريين (مثل الإجازة السنوية، وإجازة الأمومة، والإجازة غير المدفوعة، والإجازة المدفوعة، وإجازة المرافق، والإجازات المرضية القصيرة والطويلة، وما إلى ذلك) والتأكد من تقديم طلبات العودة من الإجازة في الوقت المحدد إلكترونياً و/ أو ورقياً بعد مقارنتها بنظام الحضور والانصراف.

. إعداد عملية تجديد العقود، بما في ذلك التواصل مع المسؤول المباشر للحصول على قرارات التجديد الخاصة بهم، وإعداد رسائل التجديد، وإرفاق المستندات المطلوبة (مثل درجة تقييم الأداء) وتنفيذ عملية التجديد على نظام الموارد البشريةERP

. متابعة الموظفين الذين قاربوا على إنهاء فترة الاختبار الخاصة بهم، والتأكد من استكمال تقييمهم وتأكيد تثبيتهم من قبل المسؤول المباشر.

. إدارة وإعداد جميع أنواع عمليات رواتب وبدلات الموظفين في نظام الموارد البشرية ERP مثل الترقيات، وتذاكر السفر السنوية، ومكافئات التميز، والبدلات الخاصة، والعلاوة السنوية، وبدل المواصلات، وطلبات العمل الإضافي وما إلى ذلك.

. إعداد جميع طلبات النقل والتغيير في نظام الموارد البشرية ERP، مثل قرارات النقل، وتغيير المسمى الوظيفي، والحالة الإجتماعية، والدرجة العلمية، وما إلى ذلك.

. إصدار شهادة الراتب (لمن يهمه الأمر) للموظفين الأكاديميين والإداريين، وضمان دقة إعدادهم وتوقيعهم في الوقت المحدد.

. إدارة وحفظ ملفات الموظفين الورقية والإلكترونية وتحديثها بصورة دورية

. متابعة المستندات والاقرارات الوظيفية والتأكد من توفرها في ملفات الموظفين بعد التوقيع عليها

. تحديث الحالة الاجتماعية بصورة دورية/ عند التغيير، والتأكد من تحديث الأنظمة المرتبطة بها ( الإجراء الذاتي – صرف العلاوات – حذف العلاوات ).

. متابعة الطلبات المقدمة عبر بوابة الموارد البشرية الإلكترونية وضمان استكمال جميع الطلبات بشكل مناسب وفقاً لاستحقاقات الطلبات في الجامعة.

. إدارة نظام الحضور والانصراف بما في ذلك إنشاء حسابات جديدة، وتسجيل البصمة للموظفين الجدد، وجداول الحضور، وتعديلات مواعيد الدوام، وتسجيل الأيام الدراسية، وما إلى ذلك. بالإضافة إلى معالجة الأعطال التقنية لجهاز البصمة وعمليات مسح البصمة باستخدام النظام/ البرنامج المعين.

. مراقبة سجلات الحضور والإنصراف لأعضاء الهيئة الإدارية شهرياً والإبلاغ عن أي مخالفات بما في ذلك التأخير/ الانصراف المبكر والغياب. بالإضافة إلى تطبيق الإجراءات التأديبية المتعلقة بالحضور والالتزام بالمواعيد وفقاً لقوانين الانضباط في الجامعة.

. متابعة عمليات إخلاء الطرف الإلكترونية والورقية لإجراءات انهاء الخدمة للموظفين الأكاديميين والإداريين باستخدام النظام المحدد والمتابعة مع الكليات/ الإدارات المعنية عند الحاجة.

. إعداد ومتابعة تسوية نهاية الخدمة للموظفين الإداريين والأكاديميين والتواصل مع الأطراف المعنية بذات الشأن .

. تسجيل الموظفين في صندوق الضمان الاجتماعي ومتابعة تحديث الطلبات المرتبطة بالصندوق

. تقديم ومتابعة طلبات ضم الخدمة الخاصة بالصندوق.

. تقديم طلبات الشراء والاستعاضة المتعلقة بالعمل على نظام المشتريات.

. تقديم طلبات التأمين الصحي للموظفين الأكاديميين والإداريين وأسرهم، ومتابعة طلبات الإضافة والحذف مع مزود الخدمة، وتحديث البيانات بصورة دورية وفق الأنظمة واللوائح المعمول بها,

. الاطلاع على التشريعات المرتبطة وذات الصلة الخاصة بالموارد البشرية على مستوى إمارة الشارقة بشكل خاص وعلى مستوى الدولة بشكل عام.

. الحفاظ على سرية وأمن جميع بيانات الموظفين بما في ذلك المعلومات الشخصية والمالية.

إنجاز أي مهام أخرى متعلقة بالوظيفة يتم تعيينها أو التكليف بها من قبل المسؤول المباشر ضمن الفترة الزمنية المتوقعة. .

Job Specific Accountabilities:المسؤوليات الوظيفية المحددة

Operational Plans
1. Participate in developing and implementing the department's or college's operational plans in accordance with the department's/college's strategy to support and achieve the university's strategic objectives.

Continuous Improvement
2. Submit proposals/initiatives to enhance processes and procedures that contribute to the implementation of best practices.

3. Adhere strictly to all work processes, procedures, and instructions to ensure that work tasks are performed consistently and systematically.

Operating Systems, Processes, and Reporting
4. Create reports and ensure they are prepared accurately, on time, and meet management requirements and standards.

5. Manage required programs/equipment accurately and effectively. Specific Job Responsibilities

الخطط التشغيلية

. المشاركة في تطوير الخطط التشغيلية للإدارة أو للكلية والمساهمة في تنفيذها بما يتوافق مع استراتيجية الإدارة/الكلية من أجل دعم وتحقيق أهداف الجامعة الاستراتيجية.

التطوير المستمر

. تقديم المقترحات/ المبادرات لتعزيز العمليات والإجراءات التي تساعد في تنفيذ أفضل الممارسات المتبعة.

. اتباع جميع العمليات وإجراءات العمل والتعليمات بدقة لضمان تنفيذ مهام العمل بطريقة متسقة ومنظمة.

نظم التشغيل والعمليات والتقارير

. إنشاء التقارير والتأكد من إعدادها بدقة وفي الوقت المناسب وتلبية متطلبات ومعايير الإدارة.

إدارة البرامج/ الأجهزة المطلوبة بدقة وفعالية. .

Key Interactions:العلاقات الرئيسية

(Internal)الداخلية

• Academic and Administrative Staff
• Payroll Department
• Executive Departments (e.g., Procurement, Finance, etc.)

. أعضاء الهيئة الأكاديمية والإدارية.

. قسم الرواتب والأجور

الإدارات التنفيذية (مثل، المشتريات، المالية وغيرها) . .

(External)الخارجية

• Ministry of Health and Prevention
• Sharjah Health Authority
• Sharjah Social Security Fund
• Employee Health Insurance Provider
• Banks and Financial Institutions in the UAE, if applicable

. وزارة الصحة ووقاية المجتمع

. هيئة الشارقة الصحية

. صندوق الشارقة للضمان الاجتماعي

. مزود خدمة التأمين الصحي للموظفين

البنوك والمصارف في دولة الإمارات العربية المتحدة إن لزم الأمر .

Required Qualification & Experience:المؤهلات والخبرات المطلوبة

• Must hold a minimum of a bachelor's degree in business administration, human resources, or a related field.
• Must have two to four years of work experience in the UAE in a similar role, preferably within higher education institutions.
• Having a professional human resources certification (such as CIPD, SHRM, etc.) is an advantage.
• Priority will be given to UAE nationals.

. أن يكون حاصلاً على درجة البكالوريوس كحد أدنى في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو في أي تخصص ذي صلة.

. أن تكون لديه خبرة عمل من سنتين إلى أربع سنوات داخل دولة الإمارات في دور مشابه ويفضل أن يكون في مؤسسات التعليم العالي.

. يعتبر امتلاك شهادة الموارد البشرية المهنية (مثل شهادة CIPD و SHRM وما إلى ذلك) ميزة إضافية.

أولوية التوظيف لمواطني الدولة. .

Required Skills:المهارات المطلوبة

• Proficient in written and spoken communication, and able to prepare official documents in both Arabic and English.
• Ability to manage multiple responsibilities.
• Excellent time management skills.
• Excellent interpersonal and communication skills.
• Knowledge of ERP systems related to HR processes is an asset.
• Ability to handle confidential information with care.
• Attention to detail and strong problem-solving skills.
• Ability to work under pressure and for overtime when required.
• Integrity, transparency, and strong management skills.
• Excellent follow-up skills that enable the timely completion of multiple tasks.
• Flexibility and ability to work effectively as part of a team.
• Curiousness and a drive for excellence.
• Proficient in computer applications and Microsoft Office.

• إجادة مهارة الكتابة والتحدث والقدرة على إعداد الوثائق الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية.
  القدرة على إدارة مسؤوليات متعددة.
  مهارة إدارة الوقت.
  مهارة ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل.
  تعتبر المعرفة باستخدام أنظمة ERP المتعلقة بعمليات الموارد البشرية ميزة إضافية.
  القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
  الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على حل المشكلات.
  القدرة على العمل تحت ضغوط العمل ولساعات إضافية عند الحاجة.
  التحلي بالنزاهة والشفافية والقدرة على الإدارة.
  مهارة متابعة ممتازة تؤدي إلى إنجاز مهام متعددة في الوقت المناسب.
  المرونة والقدرة على العمل ضمن الفريق.
  حب الاستطلاع والشغف لتحقيق التفوق والتميز.
  مهارة استخدام برامج الحاسوب وبرامج تطبيقات Microsoft Office.