Summary
University of Al Dhaid is seeking a Head of International Relations Office in Sharjah, United Arab Emirates. The role leads international partnerships and agreements, coordinates academic collaboration and mobility, and oversees official visits and international events. It also manages the office team, operational plans, performance reporting, records, and assigned budget. Applicants need a bachelor’s degree in a relevant field and substantial experience in international relations or partnerships; a master’s degree is preferred.
The posting
As published on uodh.ac.ae. Pulled from the employer's site and shown as they wrote it.
Key Accountabilities:المسؤوليات الرئيسية
Strategy and leadership
- Develop the Office’s annual operational plan, priorities and performance measures in alignment with University strategy; monitor progress and recommend adjustments.
- Lead, coach and allocate work to Office staff; establish clear procedures, service standards and reporting practices.
- Advise senior leadership and academic units on international opportunities, partnership risks and emerging areas for collaboration.
Partnership development and agreements
- Identify, evaluate and cultivate relationships with universities, research institutions, embassies, scholarship agencies and relevant international organizations.
- Lead the preparation, negotiation and renewal of memoranda of understanding and academic or research agreements, coordinating academic, legal and other internal reviews and approvals as required.
- Maintain a current register of partnerships, commitments, owners, renewal dates and outcomes; review inactive arrangements and recommend renewal, improvement or closure.
Academic engagement and mobility
- Work with colleges and departments to translate partnership agreements into practical initiatives, including joint programs, research collaboration, exchanges and visiting scholar opportunities, subject to University approvals.
- Coordinate inbound and outbound faculty and student mobility with the relevant academic and administrative units, ensuring participants receive clear information and timely support.
- Plan and oversee official visits, delegations, meetings and international events, including agendas, briefing materials and follow-up actions.
Performance and governance
Track partnership activity and outcomes through agreed indicators; prepare accurate reports, analyses and recommendations for University leadership.
Coordinate with institutional planning and relevant offices on international affiliations, rankings-related inputs and external information requests within the Office’s remit.
Ensure records, correspondence and partner information are handled accurately and confidentially in line with University policies and applicable requirements.
Manage the Office’s resources and assigned budget responsibly, and carry out other related duties consistent with the role.
الاستراتيجية والقيادة
إعداد الخطة التشغيلية السنوية للمكتب، وتحديد الأولويات ومؤشرات قياس الأداء بما يتماشى مع استراتيجية الجامعة، ومتابعة التقدم المحرز والتوصية بإجراء التعديلات اللازمة.
قيادة موظفي المكتب وتوجيههم وتطوير مهاراتهم وتوزيع المهام عليهم، ووضع إجراءات عمل واضحة ومعايير للخدمات وآليات لإعداد التقارير.
تقديم المشورة للقيادات العليا والوحدات الأكاديمية بشأن الفرص الدولية، والمخاطر المرتبطة بالشراكات، والمجالات الناشئة للتعاون الدولي.
تطوير الشراكات والاتفاقيات
تحديد العلاقات مع الجامعات والمؤسسات البحثية والسفارات والجهات المانحة للمنح الدراسية والمنظمات الدولية ذات الصلة، وتقييمها والعمل على تطويرها وتعزيزها.
قيادة إعداد مذكرات التفاهم والاتفاقيات الأكاديمية والبحثية والتفاوض بشأنها وتجديدها، بالتنسيق مع الجهات الأكاديمية والقانونية والجهات الداخلية الأخرى لاستكمال المراجعات والموافقات المطلوبة.
الاحتفاظ بسجل محدث للشراكات والالتزامات والجهات المسؤولة عنها وتواريخ تجديدها ونتائجها، ومراجعة الشراكات غير النشطة والتوصية بتجديدها أو تطويرها أو إنهائها.
التعاون الأكاديمي والتنقل
العمل مع الكليات والأقسام الأكاديمية لتحويل اتفاقيات الشراكة إلى مبادرات عملية، بما في ذلك البرامج المشتركة والتعاون البحثي وبرامج التبادل وفرص استضافة الباحثين الزائرين، وذلك وفقاً لموافقات الجامعة.
تنسيق برامج التنقل الأكاديمي لأعضاء الهيئة التدريسية والطلبة من الجامعة وإليها، بالتعاون مع الوحدات الأكاديمية والإدارية المعنية، وضمان تزويد المشاركين بالمعلومات الواضحة وتقديم الدعم اللازم لهم في الوقت المناسب.
تخطيط الزيارات الرسمية والوفود والاجتماعات والفعاليات الدولية والإشراف عليها، بما يشمل إعداد جداول الأعمال والمواد التعريفية والإحاطات اللازمة ومتابعة الإجراءات اللاحقة.
الأداء والحوكمة
متابعة أنشطة الشراكات ونتائجها وفقاً لمؤشرات الأداء المتفق عليها، وإعداد التقارير والتحليلات والتوصيات الدقيقة ورفعها إلى قيادات الجامعة.
التنسيق مع إدارة التخطيط المؤسسي والمكاتب المعنية بشأن الارتباطات الدولية، والمدخلات المتعلقة بالتصنيفات الدولية، وطلبات المعلومات الخارجية التي تندرج ضمن اختصاصات المكتب.
ضمان التعامل مع السجلات والمراسلات ومعلومات الشركاء بدقة وسرية، وفقاً لسياسات الجامعة والمتطلبات المعمول بها.
إدارة موارد المكتب والميزانية المخصصة له بمسؤولية، والقيام بأي مهام أخرى ذات صلة تتوافق مع طبيعة الوظيفة.
Job Specific Accountabilities:المسؤوليات الوظيفية المحددة
Operational Plans
Develop the section’s operational plans and monitor the effective implementation of same while ensuring that they are in line with other plans from across the department in order to contribute to the realization of the function’s overall strategic objectives.
People Management
Supervise the effective achievement of the section’s objectives, set individual objectives, supervise the team’s performance, and support in the development of staff in order to participate in the achievement of the International Relations Office department’s overall objectives.
Provide on-the-job training and constructive feedback to all subordinates to support their overall personal and professional development in order to contribute in preparing a workforce that drives university of Aldhaid and achieve its strategic objectives.
Organize and supervise the activities and work of subordinates to ensure that all work within the section is carried out in an efficient manner, which is consistent with the function’s operating procedures and operational plans.
Continuous Improvement
Motivate subordinates and contribute in identifying opportunities for continuous improvement of systems, processes, and practices while taking into account international leading practices , improvement of business processes, cost reduction, and productivity enhancement.
Systems, Processes and Reports
Provide input to enhance and oversee the implementation of the section’s procedures, to ensure adherence to university of Aldhaid’s regulations.
- Supervise the preparation and review the section’s reports, and ensure that they are prepared timely and accurately, and meet the International Relations Office department’s requirements, and standards.
الخطط التشغيلية: تطوير الخطط التشغيلية للمكتب ومتابعة تنفيذها الفعال مع ضمان اتساقها مع خطط الإدارات الأخرى بالجامعة للمساهمة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية الشاملة.
إدارة الأفراد:
الإشراف على تحقيق أهداف المكتب بفعالية، ووضع الأهداف الفردية، والإشراف على أداء الفريق، ودعم تطوير الموظفين للمساهمة في تحقيق الأهداف العامة لمكتب العلاقات الدولية.
تقديم التدريب الميداني والتغذية الراجعة البناءة للمرؤوسين لدعم تطورهم المهني والشخصي لإعداد كادر يسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية لجامعة الذيد.
تنظيم وإشراف أنشطة وأعمال المرؤوسين لضمان تنفيذ العمل بكفاءة واتساق مع الإجراءات التشغيلية للجامعة.
التحسين المستمر: تحفيز المرؤوسين والمساهمة في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات والممارسات مع مراعاة أفضل الممارسات الدولية، وتحسين نماذج الأعمال، وتقليل التكاليف، وتعزيز الإنتاجية.
الأنظمة والعمليات والتقارير:
تقديم المدخلات لتحسين وإشراف تطبيق إجراءات المكتب لضمان الالتزام بلوائح جامعة الذيد.
الإشراف على إعداد ومراجعة تقارير المكتب وضمان إعدادها في الوقت المحدد وبدقة لتلبية متطلبات ومعايير مكتب العلاقات الدولية.
Key Interactions:العلاقات الرئيسية
(Internal)الداخلية
University leadership
Colleges, academic departments, and research centers
Strategic planning function
Legal, finance, and student support functions
الإدارة العليا بالجامعة
الكليات والأقسام الأكاديمية والمراكز البحثية
إدارة التخطيط الاستراتيجي
إدارات الشؤون القانونية والمالية ودعم الطلبة
(External)الخارجية
International university and research partners
Embassies.
Scholarship agencies
Visiting delegations and relevant professional bodies
الجامعات الشريكة والمؤسسات البحثية الدولية
السفارات
هيئات ووكالات المنح الدراسية
الوفود الزائرة والهيئات المهنية ذات الصلة
Required Qualification & Experience:المؤهلات والخبرات المطلوبة
Bachelor’s degree in international relations, higher education administration, public administration or a related field; a master’s degree is preferred.
Substantial experience in international partnerships or relations, preferably in higher education, with demonstrated responsibility for leading projects, agreements and stakeholders.
Experience supervising a team or leading a function, preparing management reports and delivering results across multiple academic or administrative units.
المؤهل العلمي: درجة البكالوريوس في العلاقات الدولية، إدارة التعليم العالي، الإدارة العامة، أو مجال ذي صلة؛ وتُفضّل درجة الماجستير.
الخبرة العملية: خبرة كبيرة ومثبتة في مجال الشراكات والعلاقات الدولية، يُفضّل أن تكون في قطاع التعليم العالي، مع مسؤولية مثبتة في قيادة المشاريع والاتفاقيات والعمل مع أطراف متعددة.
القيادة والحوكمة: خبرة مثبتة في الإشراف على فريق عمل أو قيادة وحدة إدارية/أكاديمية، وإعداد تقارير الإدارة العليا، وتحقيق النتائج في مؤسسات متعددة القطاعات.
Required Skills:المهارات المطلوبة
Strong relationship management, negotiation, and cross-cultural communication skills.
Excellent written and spoken English; Arabic language proficiency is an advantage.
Sound judgment, discretion, strong analytical ability, and high attention to detail.
Proven ability to set priorities, manage concurrent strategic initiatives, and utilize office and reporting tools effectively.
مهارات قوية في إدارة العلاقات، والتفاوض، والتواصل عبر الثقافات.
إتقان ممتاز للغتين العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابةً.
حُسن التقدير، والدقة، والسرية، والقدرة التحليلية العالية، والاهتمام بالتفاصيل.
قدرة مثبتة على تحديد الأولويات، وإدارة المبادرات الاستراتيجية المتزامنة، واستخدام أدوات أوفيس والتقارير بفعالية.