Summary
University of Al Dhaid is seeking a Student Dormitory Officer in Sharjah. The role coordinates student orientation, room assignments, check-in and departure, room inspections, dormitory activities, supplies and transport, while helping enforce residence rules and safety procedures. Applicants need a bachelor’s degree in Sociology, Psychology or a relevant discipline, and 2–4 years of UAE experience in a similar role; higher education experience is preferred. First aid and CPR certificates are an advantage, and priority is given to UAE nationals.
The posting
As published on uodh.ac.ae. Pulled from the employer's site and shown as they wrote it.
Key Accountabilities : المسؤوليات الرئيسية
Participate in the organization of the orientation process for new students and their parents by guiding them through the dormitory as well as to their rooms to ensure the students’ awareness of the facilities.
Maintain the Dorm’s facilities by assessing and recording the status of all rooms (e.g. study rooms, TV rooms, other facilitates) and reports all repairs and damages to the dormitory teams to maintain the facilities’ performance.
Coordinate student room assignments, check-in and departure, as well as perform regular room inspections.
Administer the annual dormitory students’ activities through planning and promoting educational programs to encourage students to participate.
Keep students updated with the latest news by refreshing board announcements regularly with up to date information on the Uodh’ regulations, activities, trips, etc. in order to ensure students are aware of any changes.
Request, follow up and receive supplies and requirements associated with dormitory operations.
Coordinate with Uodh transportation section for any required transport services to and from the dorms.
Responsible for enforcing Uodh dorm rules and regulations and report students who do not follow them.
Develop a positive and respectful relationship with the students living in the dormitory.
Ensure the safety of the dormitory students by making them aware of the Uodh related procedures, punctuality, dress code, code of conduct, visiting schedules, health and safety regulations.
Complete any other job-related tasks as assigned by line manager within the expected time limit.
المشاركة في تنظيم عمليات الإرشاد والتوجيه للطلبة الجدد وأولياء أمورهم من خلال إرشادهم إلى مرافق السكن الجامعي بما فيها الغرف للتأكد من معرفتهم بالمرافق.
الحفاظ على مرافق السكن الجامعي من خلال تقييم وتسجيل حالة جميع الغرف (مثل غرف الدراسة وغرف التلفزيون وغيرها من المرافق) والإبلاغ عن جميع الإصلاحات والأضرار التي تلحق بالسكن الجامعي للحفاظ على المرافق.
تنسيق غرف الطلبة وتسجيل الوصول والمغادرة وإجراء عمليات تفتيش منتظمة للغرف.
إدارة الأنشطة السنوية لطلبة السكن الجامعي من خلال تخطيط البرامج التعليمية وتعزيزها لتشجيع الطلبة على المشاركة.
إبقاء الطلبة على اطلاع بأحدث الأخبار من خلال تحديث الإعلانات بانتظام بمعلومات محدثة عن لوائح وأنشطة ورحلات جامعة الذيد وما إلى ذلك من أجل ضمان معرفة الطلبة بأي تغييرات.
طلب ومتابعة واستلام المستلزمات والمتطلبات المرتبطة بعمليات السكن الجامعي.
التنسيق مع قسم المواصلات في جامعة الذيد بشأن أي خدمات نقل مطلوبة من السكن الجامعي للطلبة وإليه.
ضمان تطبيق قواعد ولوائح السكن الجامعي في جامعة الذيد والإبلاغ عن الطلبة المخالفين.
بناء علاقة إيجابية ومهنية مع طلبة السكن الجامعي.
الحفاظ على سلامة طلبة السكن الجامعي من خلال توضيح إجراءات الأمن والسلامة ذات الصلة في جامعة الشارقة والتأكيد على الالتزام بالمواعيد وقواعد الزي والسلوك وجداول الزيارة وأنظمة الصحة والسلامة
إنجاز أي مهام أخرى متعلقة بالوظيفة يتم تعيينها من قبل المسؤول المباشر ضمن الفترة الزمنية المتوقعة.
Job Specific Accountabilities : المسؤوليات الوظيفية المحددة
Operational Plans
Participate in developing the department/college’s operational and business plans, and contribute in its execution, in line with the department/college’s strategy in order to support the achievement of the University’s strategic objectives.
Continuous Improvement
Provide input to enhance the processes and procedures that help implement the relevant best practices.
Follow all relevant processes, standard operating procedures, and instructions accurately to ensure that job tasks are carried out in a controlled and consistent manner.
Systems, Processes and Reports
Generate relevant reports and ensure that they are prepared timely and accurately, and meet the department’s requirements and standards.
Operate the required software/hardware accurately and effectively.
الخطط التشغيلية
المشاركة في تطوير الخطط التشغيلية للإدارة أو للكلية والمساهمة في تنفيذها بما يتوافق مع استراتيجية الإدارة/الكلية من أجل دعم وتحقيق أهداف الجامعة الاستراتيجية.
التطوير المستمر
تقديم المقترحات/ المبادرات لتعزيز العمليات والإجراءات التي تساعد في تنفيذ أفضل الممارسات المتبعة.
اتباع جميع العمليات وإجراءات العمل والتعليمات بدقة لضمان تنفيذ مهام العمل بطريقة متسقة ومنظمة.
نظم التشغيل والعمليات والتقارير
إنشاء التقارير والتأكد من إعدادها بدقة وفي الوقت المناسب وتلبية متطلبات ومعايير الإدارة.
إدارة البرامج/ الأجهزة المطلوبة بدقة وفعالية.
Key Interactions : العلاقات الرئيسية
Internal
External
Students
Academic and non-academic staff members
Executive departments (Procurement, Facilities, etc.)
Services Department (Security and Transportation)
Civil Defence/emergency correspondents
Student’s parents/families
Maintenance companies
Supply/service providers
الخارجية
الداخلية
مراسلو الدفاع المدني/ الطوارئ.
المنظمات الحكومية الأخرى.
شركات الصيانة.
مقدمو /موردو الخدمات.
الطلبة.
أعضاء الهيئة التدريسية/ الموظفين.
الإدارات التنفيذية (المشتريات والمالية وغيرها).
إدارة الخدمات (الأمن والمواصلات).
Required Qualification & Experience : المؤهلات والخبرات المطلوبة
Minimum of bachelor’s in Sociology, Psychology, or a relevant discipline.
2-4 years of UAE experience in a similar role preferably in higher education institutions.
First aid and CPR certificates are a plus.
Priority is to UAE Nationals.
أن يكون حاصلاً على درجة البكالوريوس كحد أدنى في مجال علم الإجتماع أو علم النفس أو أي تخصص ذي صلة.
أن تكون لديه خبرة عمل من سنتين إلى أربع سنوات داخل دولة الإمارات في دور مشابه ويفضل أن يكون في مؤسسات التعليم العالي.
يعتبر امتلاك شهادة الإسعافات الأولية والإنعاش ميزة إضافية.
أولوية التوظيف لمواطني الدولة.
Required Skills : المهارات المطلوبة
Excellent oral and written communication skills and the ability to prepare professional documents, in both Arabic and English.
Excellent working knowledge of personal computer applications with an emphasis on MS office applications such as Excel, Word, and Teams.
Good customer service skills.
Knowledge of public safety and security.
Ability to deal with stressful situations leading to resolution.
Good problem solving skills.
Excellent interpersonal skills.
Works as a competent member of the team, willingly providing back-up support for co-workers when appropriate and actively supporting group goals.
Flexibility and ability to function effectively as part of a team.
إجادة مهارة الكتابة والتحدث والقدرة على إعداد الوثائق الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية.
مهارات خدمة العملاء.
المعرفة الجيدة بالأمن والسلامة العامة.
مهارات جيدة في حل المشكلات.
مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين.
القدرة على التعامل مع المواقف العصيبة وإيجاد الحلول.
العمل كعضو كفء في الفريق وتقديم المساعدة والدعم لزملاء العمل عند الاقتضاء ودعم أهداف المجموعة بفعالية.
المرونة والقدرة على العمل ضمن الفريق.
.Microsoft Officeالقدرة الفائقة على استخدام برامج الحاسوب وبرامج تطبيقات